Hệ thống xếp hàng tự động hay còn gọi là hệ thống xếp hàng điện tử, hệ thống xếp hàng thông minh là hệ thống bao gồm các Thiết bị phần cứng (máy cấp số thự tự, màn hình hiển thị số tại quầy, hệ thống loa âm thanh gọi số…) và Phần mềm cài đặt. Hệ thống xếp hàng tự động được ứng dụng trong bệnh viện, ủy ban hành chính công một cửa, UBND cấp phường, huyện, thành phố, trung tâm bán hàng, trung tâm sửa chữa bảo hành…

Ở hệ thống lấy số thứ tự tự động, Màn hình kiosk cấp số sẽ hiển thị các dịch vụ, quầy giao dịch do chủ đầu tư cài đặt sẵn. Khách hàng tới trung tâm có thể bấm chọn loại hình dịch vụ mong muốn và lấy phiếu thứ tự tại Kiosk cấp số. Sau khi lấy số, khách hàng có thể ngồi chờ hoặc sẽ được hệ thống loa âm thanh và màn hình LCD chỉ dẫn vào quầy dịch vụ tương ứng để làm việc. Toàn bộ quá trình này đều do phần mềm thực hiện tự động.

Sau khi trải nghiệm dịch vụ, khách hàng có thể đánh giá dịch vụ trên màn hình cảm ứng. Module này giúp khách hàng dễ dàng chấm điểm, đánh giá các dịch vụ hành chính công. Rút ngắn khoảng cách giữa khách hàng với trung tâm hành chính công.

Các ưu điểm của một hệ thống lấy số tự động:

  • Nâng cao chất lượng phục vụ
  • Tiết kiệm thời gian chờ đợi
  • Thể hiện sự văn minh, hiện đại

Một hệ thống xếp hàng tự động bao gồm các thành phần như sau:

Một kiosk thông tin: tích hợp lấy số thứ tự: kiosk tra cứu có màn hình cảm ứng, hành khách có thể tra cứu và tương tác trực tiếp trên màn hình, không cần phải có các họp lấy số như một số hệ thống lấy số cũ. Đây là loại kiosk chuyên dụng nên rất bền, và có tuổi thọ đến hàng chục năm.

Màn hình hiển thị trung tâm: tại đây sẽ hiển thị tất cả các thông tin số thứ tự đang phục vụ, số quầy. Qua đó người dân có thể nhìn thấy bao quát được tình hình hiện tại.

Loa gọi số thứ tự: không thể thiếu trong một hệ thống lấy số thông minh đó là loa gọi số. Đề dùng cho trường hợp một số người không thể nhìn được số thứ tự từ mà hình trung tâm.

Tablet (tùy chọn): đây là thiết bị tùy chọn có thể có hoặc không, tùy thuộc vào nhu cầu của đơn vị. Với thiết bị này, thì phần mềm gọi số sẽ hiển thị được tên cũng như thông tin của nhân viên tại quầy. Và một tính năng hữu ích được sử dụng trên tablet này nữa là tính năng đánh giá hài lòng. Và điểm hay của phần mềm này là khi có một đánh giá không tốt, thì sẽ có ngay một email báo tới người quản lý. Để người quản lý có thể ra quầy và hỏi xem khách hàng không hài lòng về điều gì và từ đó nâng cao được chất lượng phục vụ.