Hệ thống xếp hàng tự động hay còn gọi là hệ thống xếp hàng điện tử, hệ thống xếp hàng thông minh là hệ thống bao gồm các Thiết bị phần cứng (máy cấp số thự tự, màn hình hiển thị số tại quầy, hệ thống loa âm thanh gọi số…) và Phần mềm cài đặt. Hệ thống xếp hàng tự động được ứng dụng trong bệnh viện, ủy ban hành chính công một cửa, UBND cấp phường, huyện, thành phố, trung tâm bán hàng, trung tâm sửa chữa bảo hành…

Hệ thống xếp hàng tự động là giải pháp hiệu quả, văn minh, giúp cho việc giao dịch giữa đơn vị và khách hàng diễn ra thuận tiện, nhanh chóng, công bằng, tạo sự thoải mái cho khách hàng, thể hiện cung cách phục vụ hiện đại trong thời đại 4.0.

Trong tình hình dịch bệnh ngày càng phức tạp như hiện nay. Vấn đề tiếp xúc nhiều người sẽ làm bạn lo lắng. Hạn chế tiếp xúc gần nhau giữ khoảng cách. Hệ thống xếp hàng sẽ thực hiện tốt vấng đề này. Bạn cần lấy số thứ tự sau đó xếp hàng mỗi người cách nhau tối thiểu 2m và đeo khẩu trang kháng khuẩn. Hoặc bạn có thể đặt lịch hay lấy số thứ tự trước bạn chỉ cần đến trước 5 phút trước khi đến số thứ tư của mình để hạn chế việc tiếp xúc.

Các chức năng chính của hệ thống xếp hàng tự động

  • Màn hình cảm ứng điện dung đa điểm dùng lấy số thứ tự 17”;
  • Tích hợp sẵn máy in nhiệt khổ giấy 80mm chiều rộng;
  • Tích hợp sẵn máy quét QR code;
  • Màn hình Tivi hiển thị số thứ tự theo quầy giao dịch 55” (hoặc 65”, 75” tùy khuôn viên);
  • Hệ thống loa thông báo tại sảnh hoặc các khu vực có liên quan;
  • Bảng số quầy giao dịch;
  • Phần mềm gọi số, chuyển số, đánh giá chất lượng nhân viên… được cài đặt trực tiếp trên máy tính của giao dịch viên.

 

  • Quản lý giao diện màn hình lấy số, thông tin dịch vụ;
  • Có thể quản lý nhiều chi nhánh, phòng giao dịch, block, tầng;
  • Giao diện dễ sử dụng và tùy chỉnh theo yêu cầu;
  • Có thể cài đặt nhiều ngôn ngữ;
  • Cho phép cấu hình và thay đổi nội dung mẫu phiếu in;
  • Tự động thông báo khi có sự cố;
  • Tự đồng bộ cơ sở dữ liệu;
  • Tích hợp với các phần mềm khác;
  • Có thể tích hợp thêm công nghệ nhận diện khách hàng (nếu khách hàng có yêu cầu).

 

  • Xử lý & gọi số tiếp theo;
  • Gọi số tiếp theo (số chưa xử lý chuyển trạng thái chờ);
  • Gọi lại số đang gọi hoặc số đã gọi đang ở trạng thái chờ;
  • Chuyển quầy tự động (chuyển số đang gọi sang quyầy khác);
  • Chuyển quầy chỉ định (chuyển số đang gọi sang quyầy khác);
  • Tạm ngưng nhận cấp phát số (đóng quầy tạm thời/đóng theo lịch làm việc).

 

Tính hiệu quả của hệ thống xếp hàng tự động
Lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động sẽ giúp cho việc giao dịch với khách hàng tại các trung tâm giao dịch được diễn ra thuận tiện, nhanh chóng, công bằng, văn minh lịch sự. Hệ thống hoạt động dựa trên nguyên tắc: Đến trước được phục vụ trước; tự động hướng dẫn khách hàng đến đúng quầy giao dịch bằng hệ thống Bảng đèn điện tử và âm thanh tự động.

Với phần ứng dụng mở rộng, hệ thống còn cho phép ghi nhận cách đánh giá chất lượng phục vụ/ sản phẩm của khách hàng đối với từng nhân viên giao dịch tại quầy giao dịch,  làm cơ sở lấy ý kiến của khách hàng theo các tiêu chí do mình đặt ra mà không phải tốn công, chi chí lớn để khảo sát ý kiến của khách hàng.

  • Khắc phục tình trạng khách hàng tập trung, chen lấn, hỏi chen ngang tại các quầy giao dịch, bàn làm việc của nhân viên .
  • Đảm bảo được thứ tự ưu tiên giao dịch của khách hàng tại các quầy có cùng nghiệp vụ.
  • Tiết kiệm thời gian cho khách hàng và đơn vị.
  • Đáp ứng tốt, hợp lý và nhanh chóng khi có sự đột biến về số lượng khách hàng đến giao dịch.
  • Nâng cao năng suất, chất lượng, cung cách làm việc của nhân viên.
  • Ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá được năng lực của nhân viên, lập kế họach phát triển bộ phận giao dịch cho phù hợp với số lượng người giao dịch.
  • Tạo cảm giác an toàn, hài lòng và tin cậy cho khách hàng.
  • Khách hàng cảm thấy mình được phục vụ chu đáo, tốt hơn và được trân trọng hơn tương xứng với châm ngôn “Khách hàng là thượng đế”
  • Tạo không gian giao dịch lịch sự, văn minh thể hiện cung cách phục vụ hướng đến khách hàng của đơn vị.