Hệ thống xếp hàng tự động (Queue Management System) là sự thành công trong việc ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hoá vào phục vụ cho việc xếp hàng chờ. Hệ thống xếp hàng qms đã và đang cho thấy nhiều hiệu quả vô cùng tích cực hiện nay tại các trung tâm hành chính công, bệnh viện, ngân hàng, điểm thu cước, …

Hệ thống xếp hàng tự động (gồm các loại cao cấp, loại tiêu chuẩn và loại chi phí thấp) của Xuân Thành Phát đã được triển khai trên thị trường từ rất sớm, trải qua hơn 10 năm nghiên cứu phát triển, chúng tôi đã phát triển 4 dòng sản phẩm gồm: Hệ thống Tự động đơn giản, Hệ thống tự động độc lập, Hệ thống tự động trên cơ sở mạng LAN, Hệ thống tự động tích hợp với các tính năng cao cấp như lấy số tự động bằng màn hình cảm ứng, hiển thị thông tin trên màn hình TV lớn, lấy số bằng tin nhắn SMS, dùng mạng không dây…

Quy trình làm việc với Hệ thống xếp hàng tự động điển hình

Bước 1: Lấy (đăng ký) số thứ tự:

Tất cả khách hàng đến giao dịch sẽ tới lấy 1 phiếu thứ tự,

Bước 2: Khách hàng chờ gọi số:

Sau đó khách hàng ngồi xếp hàng chờ đợi trước quầy tiếp nhận.

Bước 3: Gọi một khách hàng vào phục vụ:

Khi có một quầy trống, nhân viên của quầy đó sẽ nhấn nút gọi số tiếp theo trên bàn phím. Bảng điện tử hiển thị chính, bảng điện tử hiện thị ở cửa phòng sẽ chớp nháy để thu hút sự chú ý của khách hàng đồng thời hệ thống âm thanh sẽ tự động gọi “mời khách hàng số …. đến phòng số …Sau 10-20 giây, nếu chưa có khách hàng bước tới nhân viên sẽ nhấn nút gọi lại “Recall”, sau vài lần “Gọi lại”  mà vẫn không có khách hàng nào thì nhân viên bấm nút “Back” để đưa số thứ tự đó về cuối hàng đợi và sẽ được gọi lại sau, sau đó nhân viên sẽ bấm nút gọi số tiếp theo “Next”.

Bước 4: Phục vụ khách hàng:

Khách hàng có số thứ tự tiếp đang được hiển thị trên bảng điện tử sẽ bước tới đúng quầy đang gọi để được nhân viên phục vụ . Khi khách hàng bước vào, nhân viên sẽ kiểm tra số thứ tự của khách hàng hợp lệ và phục vụ cho khách hàng.

Bước 5: (Tùy chọn) Chuyển số thứ tự tới nơi tiếp theo:

Khách hàng có thể được chuyển tiếp từ quầy này sang quầy khác mà không cần lấy lại số thứ tự. Có 2 hình thức chuyển một số thứ tự: theo quy trình đã định sẵn của hệ thống, nhân viên không cần thao tác gì phức tạp (giải pháp CHUỖI CỐ ĐỊNH) hoặc theo quy trình không xác định trước mà phụ thuộc vào kết quả giao dịch của các quầy trước đó (giải pháp CHUỐI ĐỘNG)

Lợi ích của hệ thống xếp hàng thông minh
  • Giúp việc giao dịch chính xác và nhanh chóng nhờ tính năng đăng ký dịch vụ ngay tại kiosk.
  • Giảm thiểu tối đa giao dịch.
  • Màn hình đa phương tiện giúp theo dõi thông tin hàng đợi và các dịch vụ hữu ích liên quan khác.
  • Phương thức xếp hàng đa dạng (lấy số trực tiếp. lấy số qua SMS, ứng dụng di động và website.
  • Mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
  • Không gian phục vụ chuyên nghiệp.
  • Nâng cao năng suất làm việc của giao dịch viên.
  • Có thể nhận diện và phân luồng khách hàng theo mã định danh.
  • Hệ thống báo cáo đa chiều và quản lý dữ liệu để theo dõi các giao dịch phát sinh, KPI của nhân viên, chất lượng dịch vụ, đánh giá phản hồi từ khách hàng…
  • Kiểm soát chất lượng phục vụ theo thời gian thực.
  • Nâng cao tinh nhận diện thương hiệu, đảm bảo độ thẩm mỹ cao nhờ thiết kế kiosk chuyên nghiệp.